Pernahkah saat anda menelpon klien seolah-olah pikiran terpecah pada hal-hal lain. Karena memang secermat apapun kata-kata yang anda pilih tapi nada suara anda mampu mengungkapkan emosi atau perasaan anda yang sebenarnya. Hanya dari cara anda mengungkapkan kata 'halo' saja, klien yang bicara di telpon dengan anda bisa merasakan emosi dibalik suara anda.
Dalam dunia bisnis atau profesional, bisa menelpon atau memiliki ketrampilan menelpon yang baik dapat membantu membangun hubungan yang lebih kuat dengan semua orang. Saat bicara dengan customer atau klien, nada bicara sama sekali tidak boleh terdengar kesal atau marah. Mesti kekesalan atau kemarahan anda bukan tertuju kepada mereka, tekanan atau nada suara anda bisa menimbulkan kesan kasar.
Hal ini kemungkinan anda akan kehilangan klien atau customer karena tidak ada orang yang senang berurusan dengan orang yang kasar. Cara bicara di telepon sama pentingnya dengan bicara tatap muka. Untuk itu ada baiknya anda simak beberapa langkah yang bisa anda lakukan agar hubungan dengan klien tetap terjalin baik, simak berikut ini.
Bicara dengan penuh semangat. Dari awal hingga akhir pembicaraan, coba ungkapkan antusiasme anda. Tunjukkan bahwa anda memperhatikan orang yang sedang bicara dengan anda. Tidak perlu bersikap berlebihan atau sangat gembira. Cukup bangkitkan sikap positif saja dan orang yang bicara dengan anda akan bersikap yang sama atau tertular dengan gaya bicara anda.
Senyum. Meski orang di seberang sana tidak bisa melihat anda tersenyum tapi mereka bisa merasakan senyuman anda. Senyuman di wajah akan menciptakan senyum di suara. Cara ini bekerja, meski di saat perasaan anda sedang kacau. Cobalah anda letakkan cermin di meja untuk mengingatkan anda agar tersenyum saat mengangkat telepon. Jika tugas atau pekerjaan anda mengharuskan anda bicara di telepon sepanjang hari, tidak ada salahnya mengikuti langkah untuk tetap tersenyum.
Ucapkan satu kata kunci. Hal ini merupakan kata yang dapat membantu anda mengakses kondisi emosional yang anda inginkan. Sering-sering ucapkan kata ini dan fokus secara mendalam pada artinya seperti kata cinta atau sayang. Anda akan mendengar suara anda menjadi lebih lembut dan hangat saat berbicara.
Ciptakan suasana lewat nada bicara. Cobalah perhatikan apakah nada dan suara bicara anda mengesankan anda antusias, bersikap positif atau pembicaraan anda murni bisnis. Nada dan perubahan suara dapat menciptakan kesan dan membantu orang di seberang sana memahami apa yang anda katakan kepada mereka.
Ucapkan sapaan atau kata pembuka yang hangat dan menyenangkan. Anda bisa mengucapkan selamat pagi, siang atau lainnya sebagai pembuka yang mengundang orang untuk berbicara. Jangan membuat orang yang menghubungi anda merasa mereka merepotkan atau mengganggu anda. Jika anda sangat sibuk, minta tolong orang lain bicara dengan anda atau biarkan voice mail anda yang jawab.
Ubah bahasa tubuh. Kondisi fisiologi atau bahasa tubuh dapat mempengaruhi kondisi mental. Jadi ubahlah fisiologi anda dan lihatlah hasil yang akan anda dapatkan.
Salam penutup yang manis. Akhir percakapan dengan cara yang manis agar memberi kesan baik kepada klien atau customer anda.
Hindari terminologi perusahaan atau tehnik. Saat bicara dengan customer, sebisa mungkin hindari istilah atau jargon tehnik atau terminologi perusahaan. Mereka mungkin tidak mengerti, anda mungkin pernah mengalami hal seperti ini. Orang yang bicara dengan anda di telepon menjelaskan sesuatu kepada anda dan anda sama sekali tidak mengerti apa yang dikatakannya. Istilah tehnik atau kata-kata khusus di dunia industri dapat membuat customer merasa tidak enak. Mereka mungkin merasa bodoh karena tidak mengerti apa yang anda katakan. Atau mereka merasa putus asa dan menjadi tidak sabar.
Meletakkan bunga segar di tempat yang dapat anda lihat dan menikmati keindahannya ternyata mampu membangkitkan semangat. Bunga segar juga memiliki khasiat therapeutic untuk kesehatan sehingga berpengaruh pada nada suara.
Jangan marah pada customer meski customer marah. Tidak selalu mudah untuk tetap tenang saat menghadapi customer yang marah pada sesuatu yang di luar wewenang atau bukan kesalahan anda. Jika customer mengeluh dan marah maka biarkan mereka menyampaikan isi hatinya. Ajukan pertanyaan yang menunjukkan anda memperhatikan mereka dan berusaha menjadi pendengar yang baik.
Transfer telepon sekali saja dan jangan di hold. Jika mentransfer telepon kepada seseorang yang lain, pastikan orang tersebut ada di tempat. Jangan lakukan hold, transfer, hold, transfer secara terus menerus kepada customer karena akan membuat mereka jengkel. Sebenarnya ada 2 alasan untuk meng-hold-kan telepon masuk yaitu untuk transfer ke seseorang yang lain atau untuk mencari informasi.
Jalan cepat sebentar di luar ruangan akan membuat anda dapat bernafas secara lebih dalam, melepaskan ketegangan yang menimbun di dalam. Hanya ganti atau mengubah pemandangan dapat membantu mengubah kondisi pikiran.
Rekam suara anda dalam sebuah kaset. Hal ini dilakukan untuk memperbaiki nada suara atau gaya bicara di telepon, terlebih dahulu anda harus mengetahui bagaimana anda berbicara atau nada suara anda. Dengan begitu anda bisa mendengarkan cara bicara anda di kaset dan anda bisa mendapatkan kesan akurat orang lain terhadap nada suara anda. Mengetahui hal ini mampu memotivasi anda untuk melakukan perubahan produktif atau positif yang dapat menimbulkan kesan yang berpengaruh dan baik. Semoga berhasil. twp
No comments:
Post a Comment